Deine Abläufe

Software, die zu einem ausgedachten Betrieb passt, benutzt hinterher niemand. Deshalb nehmen wir vor dem Bau auf, wie es bei dir wirklich läuft. Diese Seite zeigt dir die Fragen vorab, damit du sie in Ruhe beantworten kannst statt im Termin aus dem Stand.

Worum es hier geht

Der häufigste Grund, warum ein System nach drei Monaten wieder brachliegt, ist nicht die Technik. Es ist ein Ablauf, den niemand aufgeschrieben hat: der Zettel am Tresen, den es weiterhin gibt, die Kollegin, die alles per Sprachnachricht bekommt, der Ordner mit den Lieferscheinen, den nur eine Person versteht.

Wir wollen diese Stellen finden, bevor wir bauen. Was du hier beantwortest, entscheidet, welche Module du bekommst und wie sie eingestellt sind.

Für ein reines Website-Projekt ist nur der Abschnitt zu Anfragen weiter unten wichtig. Alles andere gilt für die Software.

Der Weg eines Auftrags

Beschreibe uns einen normalen Vorgang von vorne bis hinten. Am besten an einem echten Beispiel der letzten Woche, nicht an einem Idealfall.

1. Wie kommt der Kunde zu dir? Anruf, Mail, Kontaktformular, WhatsApp, er steht im Laden, ein Portal schickt ihn. Nenne alle Wege, auch die seltenen.
2. Was passiert unmittelbar danach? Schreibst du das irgendwo auf, und wenn ja, wohin? Kalender, Zettel, Kopf, Tabelle.
3. Bekommt er ein Angebot? Wenn ja, wie lange dauert das üblicherweise und wer schreibt es.
4. Wie wird aus dem Angebot ein Auftrag? Ruft er an, unterschreibt er, oder gilt es als angenommen, wenn er nicht widerspricht.
5. Wer führt die Arbeit aus? Du allein, ein festes Team, wechselnde Leute, Subunternehmer.
6. Was wird während der Arbeit festgehalten? Stunden, Material, Fahrten, Fotos, Unterschriften.
7. Wann und wie wird abgerechnet? Sofort, monatlich, nach Abschluss, in Teilbeträgen.
8. Was passiert, wenn nicht bezahlt wird? Und ab wann.

Wer was darf

Sobald mehr als eine Person das System nutzt, brauchen wir die Rollen. Nicht nach Namen, sondern nach Aufgabe.

• Wer darf Preise sehen und ändern?
• Wer darf Rechnungen schreiben und verschicken?
• Wer sieht nur seine eigenen Termine, wer sieht alle?
• Wer darf Mitarbeiterdaten und Arbeitszeiten sehen?
• Wer ist im Urlaub der Vertreter?

Falsch gesetzte Rechte fallen erst auf, wenn jemand etwas sieht, das er nicht sehen soll. Deshalb klären wir es vorher.

Was du heute benutzt

Wir brauchen den Ist-Zustand, um deine Daten zu übernehmen und um dir nichts wegzunehmen, das funktioniert.

• Womit schreibst du heute Rechnungen? Programm, Word-Vorlage, Steuerberater, Block.
• Wo steht dein Kalender? Papier, Outlook, Google, eine Wandtafel.
• Wo liegen deine Kundendaten? Excel, ein Programm, ein Ordner, im Kopf.
• Was läuft über deine Steuerberatung? Und in welcher Form bekommt sie die Belege heute.

Aus einer Excel-Liste oder einem Export können wir Kunden, Leistungen und Preise übernehmen. Frag uns danach, bevor du anfängst, alles von Hand einzutippen.

Wie Anfragen bei dir ankommen sollen

Dieser Punkt gilt für Website und Software gleichermaßen, und er wird oft erst beim Livegang bedacht.

• An welche Adresse geht eine Anfrage? Eine Sammeladresse ist besser als eine persönliche, weil sie den Urlaub übersteht.
• Wer liest dort mit? Mindestens zwei Personen, sonst liegt im Urlaub eine Anfrage zwei Wochen.
• Wie schnell willst du antworten? Daraus leiten wir ab, ob eine automatische Eingangsbestätigung sinnvoll ist und was darin steht.
• Soll der Assistent im Chat antworten? Dann brauchen wir zusätzlich, was er beantworten darf und wo er an einen Menschen übergeben soll.

Zeiten, Personal und Schichten

Nur wenn du die Personalmodule bekommst.

• Wie viele Mitarbeiter, und arbeiten sie in festen Zeiten oder in Schichten.
• Wie wird Arbeitszeit heute erfasst? Stempeluhr, Zettel, Vertrauen, App.
• Gibt es Zuschläge? Nacht, Sonntag, Feiertag, und nach welcher Regel.
• Wie werden Urlaub und Krankmeldung heute gemeldet?

Was wir daraus machen

Nach dem Gespräch bekommst du von uns eine kurze Zusammenfassung: welche Module du bekommst, wie sie eingestellt sind, und welche deiner heutigen Abläufe sich ändern. Diese Zusammenfassung ist die Grundlage für den Bau. Was darin falsch steht, sagst du uns, bevor wir anfangen.