Die Mitarbeiter-App
Am Tresen braucht niemand das ganze Panel. Die Mitarbeiter-App sortiert die Buchungen nach Dringlichkeit, führt durch Übergabe und Rücknahme und nimmt die Unterschrift auf dem Bildschirm entgegen. Dieser Artikel zeigt, wie du Zugänge anlegst, die App installierst, Erinnerungen einstellst und wie ein Protokoll abläuft.
Auf dieser Seite
Was die App kann und was nicht
Sie zeigt: die Buchungen, den Vorgang im Detail, das Übergabeprotokoll, das Rückgabeprotokoll und oben einen Knopf Knöllchen scannen.
Sie zeigt nicht: Umsätze, Auswertungen, Kundenakten, Rechnungen und Preise anderer Kunden.
Das ist Absicht. Wer Fahrzeuge übergibt, braucht keinen Einblick in die Zahlen des Betriebs. Du kannst App-Zugänge deshalb großzügig vergeben.
Einen Zugang anlegen
Das machst du selbst: Unter Team legst du die Person mit Name, E-Mail-Adresse und Passwort an. Damit kann sie sich anmelden.
Das machen wir: Wir hinterlegen für diese Person die Rolle Vermietung. Erst sie schaltet die Vermietungsansicht in der App frei. Sag uns Bescheid, wenn jemand dazukommt oder geht.
Umgekehrt gilt dasselbe: Wer die Rolle Vermietung hat, sieht ausschließlich die Vermietung. Fahrer- und Tourenansichten blendet die App für ihn aus.
Die App installieren
Die Adresse deiner App steht im Panel unter Team in der Karte Die App für deine Mitarbeiter. Sie hat die Form dein-betrieb.modvio.de/app. Dort steht der Link auch zum Kopieren.
Schick diesen Link an dein Team. Jede Person installiert ihn einmal selbst:
iPhone und iPad, in Safari: Link öffnen, auf das Teilen-Symbol tippen, dann auf Zum Home-Bildschirm.
Android, in Chrome: Link öffnen, das Menü mit den drei Punkten öffnen, dann auf App installieren beziehungsweise Zum Startbildschirm.
Am Rechner: Der Link funktioniert im Browser genauso. Ein Lesezeichen reicht.
Erinnerungen einstellen
In derselben Karte unter Team liegt der Knopf Erinnerungen. Dort stellst du drei Zeiträume ein:
- Vor der Abholung erinnern. Von einer Stunde bis zu einer Woche vorher, oder aus.
- Vor der Rückgabe erinnern. Von einer Stunde bis zu zwei Tagen vorher, oder aus.
- Offene Übergabe oder Rücknahme erneut melden. Wiederholt die Meldung, solange nichts passiert ist.
Neue Buchungen werden immer sofort gemeldet, dafür braucht es keine Einstellung.
Der Kasten darüber sagt dir, wie viele Geräte gerade aktiv sind und wie viele Vermietungszugänge es gibt.
Ein Fahrzeug übergeben
Die Person öffnet die App und tippt auf Vermietung. Ganz oben stehen drei Zähler: Jetzt, Heute und Überfällig. Darunter liegen die aktiven Buchungen in vier Abschnitten:
- Überfällig. Sofort erledigen.
- Jetzt wichtig. Innerhalb der nächsten 24 Stunden. Das rechnet in Stunden, nicht in Kalendertagen: eine Übergabe morgen früh um acht steht heute Abend schon hier.
- Nächste 7 Tage.
- Später.
Ganz unten lässt sich Abgeschlossene Vermietungen aufklappen, begrenzt auf die letzten zwölf.
Ein Tipp auf die Buchung öffnet den Vorgang, von dort geht es ins Übergabeprotokoll.
Das Protokoll fragt der Reihe nach ab:
- Kilometerstand.
- Tankstand. Voll, 3/4, 1/2, 1/4 oder Reserve.
- Allgemeiner Zustand. Freitext.
- Schäden und Auffälligkeiten. Freitext. Steht hier nichts, gilt das Fahrzeug als mangelfrei übergeben.
- Fahrzeugfotos. Mindestens eins ist Pflicht. Die Kamera öffnet direkt aus dem Formular.
- Ausweisdaten. Art, Nummer, ausstellende Behörde und Ausstellungsdatum.
- Führerscheindaten. Klasse, Nummer, erteilt am, gültig bis und Behörde.
- Drei Haken: Führerschein im Original geprüft, Fahrzeugschlüssel übergeben, Kraftfahrzeugpapiere übergeben.
- Mietvertrag und Mietbedingungen anzeigen. Beide lassen sich auf dem Gerät aufrufen und dem Kunden hinhalten.
- Bestätigung, dass beide Seiten den Vertrag gelesen haben.
- Kundenunterschrift auf dem Bildschirm. Darunter lässt sich die Mitarbeiterunterschrift aufklappen, sie ist freiwillig. Ohne sie druckt das Dokument an dieser Stelle den Vermerk im Auftrag.
Zum Schluss auf Speichern. Das System legt Mietvertrag, Mietbedingungen und Übergabeprotokoll als PDF im Archiv ab und schickt sie dem Kunden per Mail.
Ein Fahrzeug zurücknehmen
Derselbe Weg, diesmal ins Rückgabeprotokoll. Es ist kürzer als die Übergabe: Kilometerstand, Tankstand, Zustand, Schäden, Fotos und Unterschrift, dazu zwei Ergänzungen.
Ausweis, Führerschein, die drei Haken und die Vertragsanzeige entfallen. Diese Angaben stehen schon im Übergabeprotokoll, niemand nimmt sie bei der Rückgabe ein zweites Mal auf.
Die Gebührenliste
Unter dem Zustand steht die Liste der Gebühren aus deinen Mietbedingungen, zum Ankreuzen. Typisch sind Reinigung, Rauchen im Fahrzeug, Schlüsselverlust und die Selbstbeteiligung im Schadensfall.
Was angehakt wird, landet auf der Nachberechnung. Die Beträge stehen fest, niemand tippt sie am Tresen ein.
Die Selbstbeteiligung ist die Ausnahme: dort gibst du einen Betrag ein. Der Wert aus den Mietbedingungen ist die Obergrenze, weniger ist erlaubt.
Die Mehr-Kilometer musst du nicht ankreuzen. Sie entstehen aus dem Kilometerstand von allein.
Rückgabe ohne den Kunden
Für Schlüsselbox, Sonntag oder Rückgaben außerhalb der Öffnungszeiten gibt es den Haken Ohne anwesenden Mieter prüfen. Du wählst dann einen Grund:
- Fahrzeug außerhalb der Öffnungszeiten zurückgegeben
- Mieter bei der Prüfung nicht anwesend
Die Unterschrift des Kunden entfällt, die Fotos bleiben Pflicht. Das Protokoll geht nach der Prüfung an den Kunden raus.
Offline am Tresen
Die App merkt, wenn keine Verbindung da ist, und sagt es. Angefangene Formulare bleiben stehen, solange die Ansicht offen ist.
Wenn etwas klemmt
- Die Vermietung taucht in der App nicht auf. Die Rolle Vermietung fehlt. Schreib uns, wir setzen sie.
- Der Mitarbeiter sah die Vermietung und sieht sie plötzlich nicht mehr. Dann fehlt ihm die Rolle. Sag uns Bescheid, wir stellen sie wieder her.
- Übergabe gesperrt, Zahlung offen. Kein Fehler, sondern der Riegel. Erst Rechnung festschreiben und Zahlung erfassen, oder den Geschäftskunden für Zahlung auf Rechnung freigeben.
- Keine Benachrichtigungen. Prüf zuerst, ob das Gerät die Abfrage beim ersten Start bestätigt hat, dann die Einstellungen dieses Geräts, dann die Zeiträume im Panel.
- Speichern schlägt fehl. Meist fehlt ein Pflichtteil: mindestens ein Foto, bei der Selbstbeteiligung die Schadensbeschreibung.
- Der Kunde bekommt keine Mail. Prüf die Adresse in der Kundenakte. Im Vorgang im Panel siehst du bei jeder Stufe, ob der Versand gelaufen ist.