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Anfragen und Reservierungen

Unter Reservierungen landet alles, was noch keine feste Buchung ist: Anfragen von deiner Website und das, was du selbst am Telefon aufnimmst. Dieser Artikel zeigt die vier Zustände, wie du aus einer Anfrage eine Buchung machst und warum du Anfragen besser abschließt als löschst.

Auf dieser Seite

Wofür dieser Bereich da ist

Panel öffnen, in der linken Leiste auf Reservierungen.

Eine Reservierung ist eine unverbindliche Anfrage. Sie blockiert kein Fahrzeug, erzeugt keine Rechnung und verschickt nichts an den Kunden. Erst die Buchung tut das.

Hierher kommen zwei Sorten Anfragen:

Von deiner Website. Sie tragen den Vermerk Web.
Von dir. Alles, was am Telefon oder am Tresen hereinkommt und was du selbst einträgst.

Bei geschlossener Online-Buchung ist das dein AuffangbeckenSolange die Online-Buchung geschlossen ist, verweist deine Website auf die Rufnummer. Was dann angerufen wird, trägst du hier ein. So steht es an derselben Stelle wie alles andere und geht nicht auf einem Zettel verloren.

Die vier Zustände

Oben stehen vier Zähler:

Neu. Noch nicht bearbeitet. Das ist deine Arbeitsliste.
Bestätigt. Wird automatisch gesetzt, sobald du aus der Anfrage eine Buchung anlegst.
Erledigt. Setzt du selbst, wenn der Vorgang für dich abgeschlossen ist.
Abgelehnt. Kein Fahrzeug frei oder aus anderen Gründen abgesagt.

Eine Anfrage bearbeiten

In der Tabelle stehen Eingang, Kunde mit Kontakt, Fahrzeug, Zeitraum, geschätzte Summe und Status.

Bei einer neuen Anfrage hast du zwei Knöpfe:

Buchung. Übernimmt Name, Telefon, E-Mail und das gewünschte Fahrzeug in eine neue Buchung. Das ist der normale Weg.
Ablehnen. Setzt den Status auf abgelehnt.

Bei einer bestätigten Anfrage kommt Erledigt dazu.

Den Zeitraum trägst du in der Buchung selbst einVon und Bis wandern nicht mit. In der Anfrage sind es Textfelder, in der Buchung sind es echte Termine mit Uhrzeit, an denen die Verfügbarkeitsprüfung hängt. Übertrag sie beim Anlegen von Hand und lies sie gegen.

Jede Aktion fragt nach deinem Kürzel. Damit steht im Verlauf, wer die Anfrage bearbeitet hat.

Fertig, wenn: die Anfrage steht nicht mehr auf Neu und du hast entweder eine Buchung oder eine begründete Absage.

Eine Anfrage selbst aufnehmen

Oben rechts auf Reservierung. Es gibt sieben Felder:

Name. Pflichtfeld.
Telefon und E-Mail.
Fahrzeug / Kategorie. Freitext, zum Beispiel Transporter. Hier muss noch kein konkretes Fahrzeug stehen.
Von und Bis.
Notiz.

Nimm immer eine Rufnummer aufEine Anfrage ohne Rückrufmöglichkeit kannst du nur abwarten. Mit Rufnummer kannst du nachfassen, und genau da liegen die Aufträge, die sonst zur Konkurrenz gehen.

Aus der Anfrage wird eine Buchung

Der Knopf Buchung öffnet das Buchungsformular mit den Kontaktdaten aus der Anfrage. Dort ergänzt du, was für eine verbindliche Miete nötig ist: das konkrete Fahrzeug, die genauen Zeiten und den Kunden aus deinem Kundenstamm. Die Anfrage wechselt dabei von selbst auf Bestätigt.

Ab diesem Moment gilt das Fahrzeug im gewählten Zeitraum als belegt. Alles Weitere steht unter Buchungen führen.

Löschen oder abschließen

Es gibt einen Knopf Löschen. Er entfernt die Reservierung endgültig.

Abschließen ist fast immer besser als löschenEine abgelehnte oder erledigte Anfrage bleibt auffindbar und beantwortet später die Frage, ob ein Kunde schon einmal angefragt hat. Eine gelöschte ist weg. Nimm Löschen nur für offensichtlichen Unsinn wie Tests oder Spam.

Wenn etwas klemmt

Anfragen von der Website kommen nicht an. Prüf zuerst, ob auf der Website überhaupt ein Anfrageweg sichtbar ist. Bei geöffneter Online-Buchung bucht der Kunde direkt und erzeugt gar keine Reservierung mehr.
Der Zeitraum steht als Freitext da. Bei selbst aufgenommenen Anfragen sind Von und Bis reine Textfelder. Für eine verbindliche Zusage brauchst du die Buchung.
Zwei Anfragen für denselben Zeitraum. Reservierungen blockieren nichts. Wer zuerst als Buchung angelegt wird, hat das Fahrzeug. Leg die verbindliche Buchung deshalb zügig an.

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