Verträge und Protokolle
Jede Miete erzeugt drei Dokumentpakete: Bestätigung mit Rechnung, Übergabepaket und Rückgabepaket. Dieser Artikel zeigt, wann welches Paket entsteht, wo die unterschriebenen PDFs liegen und was du tun kannst, wenn ein Versand fehlgeschlagen ist.
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Der Dokumentenablauf
Öffne einen Vorgang unter Buchungen. Unter den Knöpfen steht der Abschnitt Dokumentenablauf mit drei nummerierten Stufen. Jede Stufe zeigt ihren Zustand und, sobald sie fertig ist, die Links ins Archiv.
Stufe 1: Buchungsbestätigung und Rechnung
Geht gemeinsam an den Kunden, sobald die Zahlung freigegeben ist. Bei einer Online-Buchung passiert das von selbst.
Stufe 2: Übergabepaket
Enthält drei Dokumente: den unterschriebenen Mietvertrag, die Allgemeinen Mietbedingungen und das Übergabeprotokoll.
Das Paket entsteht in dem Moment, in dem dein Mitarbeiter das Übergabeprotokoll in der App speichert. Dafür braucht es eine festgeschriebene Rechnung und das ausgefüllte Protokoll.
Die Übergabe selbst ist zusätzlich gesperrt, solange die Zahlung nicht freigegeben ist. Freigegeben heißt: bezahlt, oder bei Geschäftskunden über Zahlung auf Rechnung freigeben erlaubt.
Stufe 3: Rückgabepaket
Enthält das Rückgabeprotokoll nach der gemeinsamen Abnahme. Es entsteht beim Speichern der Rücknahme.
Die vier Zustände einer Stufe
- Noch nicht bereit. Die Voraussetzung fehlt, zum Beispiel die Übergabe.
- Versandbereit. Alles da, noch nicht verschickt.
- Gesendet. Beim Kunden angekommen, jedenfalls abgeschickt.
- Versand fehlgeschlagen. Die Mail ging nicht raus.
Sobald eine Stufe bereit ist, steht rechts ein Knopf. Er heißt Paket senden und erst nach einem erfolgreichen Versand Erneut senden.
Wo die Dokumente liegen
Sobald eine Stufe fertig ist, stehen darunter Links wie Mietvertrag im DMS oder Übergabeprotokoll im DMS. Ein Klick öffnet das PDF.
DMS ist das Belegarchiv deines Betriebs. Dort liegen alle Dokumente dauerhaft, unabhängig davon, ob eine Mail angekommen ist.
Der Mietvertrag
Der Mietvertrag entsteht aus der Buchung: Vertragsnummer, Vertragsparteien, Fahrzeug, Zeitraum mit Tageszahl, Preis, Inklusiv-Kilometer, Mehr-Kilometer-Satz und die Gebührentabelle aus deinen Mietbedingungen.
Vor der Übergabe kannst du ihn als Mietvertrag-Vorschau öffnen, zum Beispiel um ihn vorab durchzusehen. Nach der Übergabe steht dort Mietvertrag (Original) und zeigt die unterschriebene Fassung.
Die Mietbedingungen
Die Allgemeinen Mietbedingungen sind dein Regelwerk: Stornofristen, Gebühren, Selbstbeteiligung, Pflichten beider Seiten. Sie gehen mit jedem Übergabepaket als eigenes PDF mit und lassen sich in der App vor der Unterschrift anzeigen.
Sie richten wir gemeinsam mit dir ein. Änderst du deine Bedingungen, sag uns Bescheid, damit Vertrag, App und Nachberechnung weiter dasselbe sagen.
Die Rechnung
Die Rechnung ist ein Beleg deines Rechnungswesens. Sie wird beim Bezahlen festgeschrieben und danach nicht mehr geändert.
Korrekturen laufen über eine Gutschrift oder ein Storno, nicht über eine Änderung. Das ist keine Einschränkung des Systems, sondern die Anforderung an eine ordnungsgemäße Buchführung.
Nachberechnungen aus der Rücknahme, zum Beispiel Mehr-Kilometer oder Reinigung, entstehen als eigener Beleg. Die ursprüngliche Rechnung bleibt, wie sie war.
Wenn etwas klemmt
- Eine Stufe steht auf Noch nicht bereit. Bei Stufe 1 fehlt die Zahlungsfreigabe, bei Stufe 2 die festgeschriebene Rechnung oder das Übergabeprotokoll, bei Stufe 3 die Rücknahme.
- Versand fehlgeschlagen. Prüf die Mailadresse in der Kundenakte, korrigier sie und drück auf Erneut senden.
- Der Kunde hat die Rechnung, aber nicht den Vertrag. Das sind zwei Stufen. Stufe 1 geht beim Bezahlen raus, Stufe 2 erst bei der Übergabe.
- Im Vertrag steht eine andere Tageszahl als erwartet. Die Tageszahl wird beim Buchen eingefroren. Was auf dem Vertrag steht, ist das, was verkauft wurde. Siehe Preise und Miettage.