Buchungen führen
Die Buchung ist der verbindliche Vorgang: sie belegt das Fahrzeug, trägt die Rechnung und sammelt jedes Ereignis in einer Chronik. Dieser Artikel zeigt die vier Ansichten, die sechs Zustände, den Kasten Nächster Schritt und was beim Stornieren und beim Nichterscheinen passiert.
Auf dieser Seite
Die vier Ansichten
Panel öffnen, in der linken Leiste auf Buchungen. Oben stehen vier Reiter:
- Buchungen. Die Liste. Hier landest du immer, wenn du den Bereich neu betrittst.
- Kalender. Sieben Tage nebeneinander, Fahrzeuge untereinander. Gut für die Frage, was heute und morgen ansteht.
- Auswertung. Zahlen nach Fahrzeug und Zeitraum. Siehe Auswertung und Kennzahlen.
- Verlauf. Wer hat was geändert. Buchungen führen ihre eigene Chronik, hier steht alles andere: Reservierungen, Fahrzeuge, Wartung, Preise, Bußgelder, Kundenkonten.
In der Liste filterst du oben rechts nach Status und nach Zahlung. Voreingestellt ist Aktive, also ohne abgeschlossene, stornierte und nicht erschienene Vorgänge.
Die sechs Zustände
- Offen. Angelegt, noch nicht bestätigt oder noch nicht bezahlt.
- Bestätigt. Verbindlich. Das Fahrzeug ist im Zeitraum belegt.
- Läuft. Das Fahrzeug ist übergeben und unterwegs.
- Abgeschlossen. Zurückgenommen und abgerechnet.
- Nicht erschienen. Der Kunde ist nicht gekommen. Die Buchung bleibt mit ihrer Rechnung bestehen.
- Storniert. Abgesagt. Das Fahrzeug ist im Zeitraum wieder frei.
Eine Buchung anlegen
Oben rechts auf Buchung. Du wählst Kunde, Fahrzeug, Zeitraum und Extras.
Der Doppelbuchungsschutz prüft serverseitig. Ist das Fahrzeug im gewählten Zeitraum schon vergeben, lehnt das System die Buchung ab. Das gilt auch für Buchungen, die im selben Moment über die Website hereinkommen.
Der Vorgang im Detail
In der Liste auf Vorgang öffnen. Oben rechts steht die Vertragsnummer.
Links siehst du Status, Kunde, Fahrzeug, Betrag, Abholung, Rückgabe und die gebuchten Extras.
Rechts steht der Kasten Nächster Schritt. Er beantwortet die Frage, was jetzt zu tun ist, und darunter den Zahlstand: vollständig bezahlt, ein offener Betrag oder noch keine Rechnung.
Darunter liegen die Knöpfe. Sichtbar bleibt, was den Vorgang voranbringt. Selten Gebrauchtes und alles zum Rückabwickeln steht im Menü hinter den drei Punkten.
Die wichtigsten:
- Buchung bestätigen. Bei offenen Buchungen ohne Online-Zahlung.
- Zahlungslink senden. Schickt dem Kunden einen Bezahllink per Mail.
- Zahlung erfassen. Für Bargeld oder Überweisung.
- Rechnung erstellen beziehungsweise Rechnung öffnen.
- Übergabe / Rücknahme. Öffnet das Protokoll auch im Panel, falls gerade kein Tablet zur Hand ist.
Im Menü hinter den drei Punkten liegt bei Geschäftskunden Zahlung auf Rechnung freigeben. Damit darf das Fahrzeug raus, bevor Geld geflossen ist.
Unter den Knöpfen steht der Dokumentenablauf mit seinen drei Stufen. Der hat ein eigenes Kapitel: Verträge und Protokolle.
Ganz unten läuft der Verlauf: Buchung, Kommunikation, Zahlung und Fahrzeugübergabe in einer Chronik, jeweils mit dem Kürzel der Person, die gehandelt hat.
Stornieren
Im Menü hinter den drei Punkten auf Stornieren. Es öffnet sich ein Dialog, der dir die Lage nennt und die Wahl lässt.
Der Dialog rechnet die Frist selbst aus. Maßgeblich ist die Stornofrist aus deinen Mietbedingungen, gerechnet bis zur Abholzeit. Der Server rechnet das, nicht der Browser. Damit hängt das Ergebnis nicht an der Uhrzeiteinstellung des Rechners, an dem gerade jemand sitzt.
Du wählst zwischen zwei Abrechnungen:
- Kostenfrei aus Kulanz. Keine Gebühr, der Kunde bekommt den vollen Betrag.
- Mit Bearbeitungsgebühr. Wird als eigener Rechnungsentwurf angelegt. Nur innerhalb der Frist wählbar.
Der Vorschlag richtet sich nach der Frist. Du darfst immer Kulanz gewähren. Der Dialog sorgt nur dafür, dass du die Gebühr nicht aus Versehen verschenkst.
Was ein Storno in einem Zug erledigt: Die Buchung wird storniert, das Fahrzeug im Zeitraum wieder frei, und eine bereits festgeschriebene Rechnung wird im selben Schritt storniert. Die Gutschrift geht an die Buchhaltung.
Wenn der Kunde selbst storniert
Storniert ein Kunde über sein Kundenkonto, kommt die Anfrage bei dir an, statt sofort zu wirken. Im Vorgang stehen dann der Grund und die Regel, die greift.
Liegt die Abholung noch weit genug weg, hast du zwei Knöpfe: kostenfrei annehmen oder ablehnen. Innerhalb der Stornofrist kommt ein dritter dazu, mit dem du die Bearbeitungsgebühr berechnest.
Nicht erschienen
Erscheint der Kunde nicht, markierst du das im Menü hinter den drei Punkten. Das Panel fragt nach.
Der Unterschied zum Storno: Die Buchung bleibt mit ihrer Rechnung bestehen. Das Fahrzeug wird nicht wieder freigegeben. Der Vorgang zählt nicht als Umsatzverlust durch Absage, sondern als Vorgang, bei dem der Kunde nicht kam.
Der Knopf erscheint erst, wenn der Abholzeitpunkt erreicht ist. Vorher kann niemand nicht erschienen sein.
Geschäftskunden auf Rechnung
Bei Geschäftskunden kannst du die Zahlung auf Rechnung freigeben. Dann gilt der Vorgang als zahlungsseitig freigegeben, obwohl noch kein Geld da ist, und das Fahrzeug darf raus.
Die Freigabe lässt sich an derselben Stelle wieder aufheben.
Buchungen eines einzelnen Fahrzeugs
In der Flotte im Menü hinter den drei Punkten auf Buchungen dieses Fahrzeugs. Die Liste öffnet sich gefiltert. Über Ganze Flotte zeigen kommst du zurück.
Wenn etwas klemmt
- Das System lehnt die Buchung ab. Dann ist das Fahrzeug im Zeitraum belegt. Prüf im Kalender, welche Buchung dort liegt.
- Ich lande im Verlauf statt in der Liste. Das passiert nicht mehr. Der Bereich öffnet immer auf der Liste, auch wenn du beim letzten Mal in einem anderen Reiter warst.
- Bearbeiten ist verschwunden. Sobald ein Übergabeprotokoll existiert, lässt sich die Buchung nicht mehr bearbeiten. Der Kunde hat dann bereits eine Urkunde mit diesen Angaben unterschrieben.
- Storniert, aber der Kunde hat sein Geld nicht. Erwartbar. Die Erstattung ist ein eigener Schritt beim Zahlungsanbieter.