Stripe-Auszahlungen abgleichen
Stripe überweist gesammelt: ein Betrag auf deinem Kontoauszug steht für mehrere Rechnungen. Dieser Artikel zeigt, wie du diesen Sammelbetrag zuordnest, warum die auszugleichende Lücke fast nie die Gebühr allein ist und welche zwei Dinge du einmalig mit deiner Steuerberatung klären musst.
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Das Problem, das dieser Artikel löst
Auf deinem Kontoauszug steht eine Überweisung von Stripe. In deiner Buchhaltung stehen mehrere offene Rechnungen. Beide Beträge sind nicht gleich, und die Rechnungen lassen sich einzeln nirgends wiederfinden.
Das ist kein Fehler, sondern die Arbeitsweise jedes Zahlungsanbieters: Er sammelt die Zahlungen eines Zeitraums, zieht seine Gebühren und Erstattungen ab und überweist den Rest in einem Betrag.
Das Panel bereitet diese Zuordnung für dich vor.
Die Auszahlung meldet sich von selbst
Sobald Stripe Geld an dich überweist, bekommst du eine Mail. Sie nennt:
- den überwiesenen Betrag,
- das Rechnungsbrutto der enthaltenen Rechnungen,
- die Stripe-Gebühr,
- die Differenz, die du in deiner Buchhaltung ausgleichen musst,
- den Hinweis, wenn Erstattungen oder Korrekturen enthalten sind.
Darunter steht ein Knopf Im Panel öffnen.
Den Abgleich öffnen
Panel öffnen, in der linken Leiste auf Buchungen, oben rechts auf Stripe-Abgleich. Die Detailseite dahinter heißt Lexware-Abgleich und trägt oben rechts einen Knopf, der dein Buchhaltungssystem direkt öffnet.
Du siehst deine Auszahlungen mit Bankdatum, Nettoauszahlung, Status und einem Vermerk, ob es sich um eine automatische, eine manuelle oder eine Testauszahlung handelt.
Sobald eine Auszahlung auf dem Bankkonto ist, steht rechts Abgleich öffnen.
Was der Abgleich zeigt
Oben steht ein Statuskasten. Er sagt dir in einem Satz, ob du zuordnen darfst. Die Kästen nennen dein angebundenes Buchhaltungssystem beim Namen, heute ist das Lexware:
- Bereit für Lexware. Auszahlung und Rechnungsnummern stimmen. Du kannst zuordnen.
- Bitte vor der Zuordnung prüfen. Es fehlt eine Referenz, eine Rechnung ist unbekannt, oder es sind Erstattungen enthalten.
- Lexware-Stand nicht aktuell. Die Rechnungen konnten nicht frisch gelesen werden. Der Zahlstand könnte veraltet sein. Noch nichts bestätigen.
- In Lexware vollständig bezahlt. Alles abgeglichen, es ist nichts mehr zu tun.
- Stripe-Testmodus, nicht in Lexware buchen. Diese Auszahlung ist kein Bankumsatz.
Darunter stehen drei Zahlen: Rechnungen brutto, Stripe-Gebühren und Bankauszahlung.
Dann folgt die Liste der enthaltenen Rechnungen mit Nummer, Kunde, Brutto, Gebühr, Netto und dem Zahlstand aus deiner Buchhaltung. Ein Knopf kopiert dir alle Rechnungsnummern auf einmal.
Ganz unten steht der Abschnitt Weitere Stripe-Vorgänge: Erstattungen und Korrekturen.
Die wichtigste Regel
Die auszugleichende Lücke ist Rechnungsbrutto minus Auszahlung. Nicht die Gebühr.
Ein Beispiel:
- Rechnungen brutto: 420,00 €
- Stripe-Gebühren: 6,80 €
- Eine Erstattung aus einem Storno: 45,00 €
- Auf dem Bankkonto angekommen: 368,20 €
Die Lücke beträgt 51,80 €, nämlich 420,00 € minus 368,20 €. Davon sind 6,80 € Gebühren und 45,00 € Erstattung.
Wer hier nur die 6,80 € als Gebühr bucht, bleibt mit 45,00 € stehen und sucht. Sieh deshalb immer zuerst nach, ob im Abschnitt Weitere Stripe-Vorgänge etwas steht.
So ordnest du zu
Der Abgleich zeigt dir die Schritte mit deinen konkreten Zahlen. Der Ablauf ist immer derselbe:
- In deiner Buchhaltung unter Finanzen und dort bei den Umsätzen die Bankauszahlung in genau der Höhe öffnen, die das Panel nennt.
- Die aufgeführten Rechnungen gemeinsam auswählen. Die Nummern kannst du dir im Panel kopieren.
- Die Differenz über das Gebührenkonto ausgleichen, Erstattungen über ihren eigenen Beleg.
- Zuordnen. Das Panel erkennt den bezahlten Stand anschließend automatisch.
Fertig, wenn: der Statuskasten beim nächsten Öffnen auf In Lexware vollständig bezahlt steht.
Zwei Dinge einmalig mit der Steuerberatung klären
Diese beiden Punkte liegen bei dir, nicht bei uns. Ohne sie lässt sich der erste Abgleich nicht sauber abschließen. Kläre sie früh, denn eine Rückmeldung braucht meist ein paar Tage.
Erstens: das Gebührenkonto
Auf welches Konto buchst du die Zahlungsgebühren? Das ist eine steuerliche Entscheidung und wird einmal festgelegt. Danach ist jeder weitere Abgleich Routine.
Zweitens: die Gebührenbelege
Stripe stellt dir monatlich einen Beleg über die einbehaltenen Gebühren aus. Hol ihn dir jeden Monat und leg ihn als Eingangsbeleg ab.
Wenn du deine Bücher außerhalb von modvio führst
Viele Vermietungen schreiben nur einen Teil ihrer Rechnungen im Panel und den Rest direkt in ihrem Buchhaltungsprogramm.
Ist das bei dir so, sagen die Kennzahlen auf der Startseite es dir ausdrücklich: sie messen dann nur den Teil, der durch modvio läuft. Der vollständige Stand liegt in deinem Buchhaltungssystem.
Mehr dazu unter Auswertung und Kennzahlen.
Wenn etwas klemmt
- Abgleich öffnen fehlt. Die Auszahlung ist noch unterwegs. Der Abgleich steht erst bereit, wenn das Geld auf dem Konto ist.
- Manuelle Auszahlung. Stripe kann sie nicht aufschlüsseln. Stell auf automatische Auszahlungen um, dann entsteht der Abgleich von allein.
- Zahlung ohne Rechnungsnummer. Meist eine Zahlung, die nicht über die normale Buchungsstrecke lief. Schick uns die Auszahlungskennung, wir sehen im Protokoll nach.
- Die Mail nennt einen Betrag, aber keine Rechnungsanzahl. Dann war Stripe im Moment des Versands nicht erreichbar. Der Betrag stimmt trotzdem. Öffne den Abgleich im Panel, dort steht die vollständige Aufteilung.
- Es kam gar keine Mail. Prüf die Adresse in deinem Firmenprofil. Fehlt sie, wird nichts verschickt.