Bußgelder weitergeben
Kommt ein Knöllchen für ein Mietfahrzeug herein, musst du herausfinden, wer an diesem Tag gefahren ist, und die Sache weitergeben. Das System übernimmt beides: Es liest den Bescheid ein und ordnet ihn dem Mieter zu, der das Fahrzeug am Vorfallstag gebucht hatte.
Auf dieser Seite
Wo das liegt
Panel öffnen, in der linken Leiste auf Bußgelder. Oben stehen drei Zahlen: offene und weitergeleitete Vorgänge, der offene Betrag und die Gesamtzahl.
Rechts oben suchst du nach Kennzeichen oder Aktenzeichen. Genau danach fragen Behörden am Telefon.
Ein Bußgeld erfassen
Oben rechts auf Bußgeld. Es gibt sieben Felder:
- Fahrzeug und Vorfallsdatum. Diese beiden entscheiden über die Zuordnung zum Mieter.
- Behörde, also die Stelle, die den Bescheid geschickt hat.
- Betrag.
- Grund, zum Beispiel
Parken im Halteverbot. - Aktenzeichen.
- Notiz.
Den Bescheid einlesen lassen
Im Feld Knöllchen-Scan lädst du den Bescheid als PDF oder Foto hoch. Das System liest ihn vor und füllt die passenden Felder aus.
Es füllt nur leere Felder. Was du von Hand eingetragen oder korrigiert hast, bleibt stehen. Ein zweiter Scan überschreibt deine Korrektur nicht.
Das hochgeladene Dokument bleibt am Vorgang. In der Liste steht dann der Link Knöllchen öffnen.
Dein Team kann Knöllchen auch unterwegs erfassen: in der Mitarbeiter-App steht oben der Knopf Knöllchen scannen, mit demselben Einlesen per Foto.
Die automatische Zuordnung
Das System sucht die Buchung, die am Vorfallstag auf dieses Fahrzeug lief, und trägt den Mieter ein. In der Spalte Mieter steht dann der Name.
Steht dort nicht zugeordnet, gab es an diesem Tag keine passende Buchung. Häufige Gründe: Das Fahrzeug war intern unterwegs, das Datum stimmt nicht, oder es ist das falsche Fahrzeug ausgewählt.
Die vier Zustände
- Offen. Erfasst, noch nichts weitergegeben.
- Weitergeleitet. Der Mieter ist benannt oder informiert.
- Bezahlt. Erledigt und bezahlt.
- Erledigt. Abgeschlossen.
Der nächste Schritt
Das Panel zeigt je Zeile genau einen hervorgehobenen Knopf. Welcher das ist, rechnet es aus dem Zustand des Vorgangs aus. Alles Weitere steht im Menü hinter den drei Punkten.
- Rechnung anlegen. Erzeugt den Beleg über die Bearbeitungsgebühr aus deinen Mietbedingungen. Danach steht in der Zeile ein Link auf die Gebühren-Rechnung.
- Jetzt senden. Schickt die Weitergabe an den Mieter.
- Bezahlt. Schließt den Vorgang ab.
Unter dem Status steht jeweils ein kurzer Hinweis, was gerade ansteht und warum.
Wer was gemacht hat
Jede Aktion fragt nach deinem Kürzel und landet im Verlauf. In der Liste steht unter dem Status durch mit dem Kürzel.
Den vollständigen Verlauf findest du unter Buchungen im Reiter Verlauf.
Wenn etwas klemmt
- Der Mieter bleibt nicht zugeordnet. Prüf Vorfallsdatum und Fahrzeug. Lag an diesem Tag wirklich eine Buchung auf diesem Fahrzeug?
- Der Scan wird nicht gelesen. Sehr schräge oder sehr dunkle Fotos scheitern. Fotografier den Bescheid flach liegend bei Tageslicht, oder trag die Felder von Hand ein.
- Ein Feld bleibt beim Scannen leer. Das System füllt nur, was es sicher erkennt. Der Rest ist Handarbeit, und das ist besser als ein geratener Wert auf einem Behördenvorgang.
- Die Frist der Behörde läuft. Dieser Vorgang hat keine Fristenüberwachung. Häng dir kurze Fristen selbst in den Kalender.